Een certificaat als PDF is handig om te bewaren of te printen. Het is geen betrouwbaar antwoord op de vraag of de houder nu nog bevoegd is. Dat antwoord hoort op een pagina die de uitgever kan bijwerken.
Wat een PDF wel en niet bewijst
Een PDF bewijst hooguit dat iemand op een bepaalde datum een document heeft gemaakt of ontvangen. Het bestand verandert niet als de geldigheid verstrijkt, als de opleider het certificaat intrekt, of als er een nieuwe versie is uitgegeven.
Wie alleen het bestand ziet, kan drie dingen niet onderscheiden:
- een geldig certificaat
- een verlopen certificaat
- een ingetrokken certificaat dat er nog uitziet als het origineel
Daarom is de PDF in Certibase een snapshot. De bron van de status is de unieke verificatiepagina.
Hoe live verificatie werkt
Elk certificaat dat u via Certibase uitgeeft, krijgt een eigen URL en een QR-code die daar naartoe wijst. Iemand die het certificaat controleert — een werkgever, een opdrachtgever, de cursist zelf — opent die pagina en ziet de actuele status.
Dat vereist geen account. Het is dezelfde logica als op de publieke verificatiepagina: u zoekt of scant, en u ziet of het certificaat nog geldig is.
De uitgever beheert de status; de verificatiepagina toont die status.
Geldig, verlopen of ingetrokken
Op de verificatiepagina hoort zichtbaar te zijn of het certificaat nog loopt, of de einddatum is verstreken, of de opleider het heeft ingetrokken. Een oude PDF kan alledrie nog steeds hetzelfde eruitzien.
Voor opleiders is dat het verschil tussen een eenmalige mail en certificaten uitgeven die daarna nog iets betekenen. Voor herhaling en vervolgtrainingen horen automatische herinneringen bij dezelfde geldigheidsdata.
Wat u als opleider hiermee wint
U blijft bereikbaar na de trainingsdag. De cursist heeft een certificaat dat te vinden is. De werkgever kan controleren zonder u te mailen. En als de geldigheid nadert, is er een reden om opnieuw contact te zoeken — in plaats van te hopen dat iemand de PDF nog kan vinden.